Digitale Belegbuchhaltung

Die Digitale Belegbuchhaltung basiert auf dem einfachen Prinzip, dass jede Eingangsrechnung gescannt wird – am besten täglich. Damit ist die Vorbereitung der Buchhaltung für Sie im Wesentlichen abgeschlossen!

Kein Scanner zur Hand? Mit der Scan-App „DATEV Upload mobil“ (iOS oder Anroid) können Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet Rechnungen über die integrierte Kamera erfassen und direkt hochladen. Ideal für Parkbelege, Tankstellenbelege, Reisekostenbelege oder bei kleineren Buchhaltungen mit geringem Belegumfang.

Über ein Software-Tool der DATEV werden die Belege automatisch und verschlüsselt in das DATEV-Rechenzentrum (Standort: Nürnberg) übertragen. Von dort aus können wir die Belege in der Buchhaltung verarbeiten. Eine automatische Texterkennung liest die wesentlichen Beleginformationen aus und vermeidet damit Übertragungsfehler. Ihre Belege sind revisionssicher und katastrophensicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert. Dies bildet die Grundlage für das „Ersetzende Scannen“. Im Gegensatz zu undurchsichtigen „Cloud“-Lösungen mit unbekannten Serverstandorten bietet das DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg die höchstmögliche Datensicherheit und den verlässlichsten Datenschutz.

Jeder Buchung in Ihrer Buchhaltung ist mit dem Belegbild verknüpft, so dass späteres Heraussuchen von Belegen für Jahresabschlussarbeiten oder für das Finanzamt der Vergangenheit angehört.

Doch das Beste ist Ihre eigne Online-Plattform „DATEV Unternehmen online“, mit der Sie jederzeit einen vollen Einblick in Ihre Unternehmenszahlen haben. Nicht nur die gewohnten Buchhaltungsauswertungen, sondern ein Volleinblick in die gesamte Buchhaltung, bis hin zu den Einzelbuchungen auf den Finanzbuchhaltungskonten (mit verknüpften Belegbild) stehen Ihnen rund und die Uhr und quasi in Echtzeit zur Verfügung.

Ihre Online-Plattform DATEV Unternehmen online

Mit dabei ist ein leistungsstarkes Banking-Modul, mit dem Sie Ihre eingescannten Rechnungen direkt vom Belegbild bezahlen können. Auch hier unterstützt Sie die Texterkennung, so dass ein Abtippen der Bankverbindung/IBAN oder das manuelle Eingeben des Verwendungszwecks überflüssig wird. Eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Sollten Sie mit Ihrer Banking-Software aber vollends zufrieden sein, können Sie das Banking-Modul auch inaktiv lassen.

Warum nur monatlich buchen? Abschied von der "Schattenbuchhaltung"!

Aus dem mühsamen Zusammenstellen der „Pendelordner“ verbunden mit dem Turnus für die Umsatzsteuervoranmeldung hat sich in der Regel ein monatlicher Buchungsrythmus eingespielt. Dadurch haben Sie aber keine aktuellen Unternehmenszahlen und können die Offene-Posten-Buchhaltung nicht für Ihr Mahnwesen heranziehen. Im Rahmen der digitalen Belegbuchhaltung können wir Ihnen regelmäßige Buchhaltungszyklen anbieten, z.B. wöchentlich. Dadurch erhalten Sie aktuellere Auswertungen und können sogar Ihr Mahnwesen auf uns verlagern. Sie brauchen keine „Schattenbuchhaltung“ zu führen um stets den Überblick zu wahren, wer Ihnen Geld schuldet und welche Rechnungen Sie noch bezahlen müssen.

Was ist mit Bankbelegen, Kasse oder Ausgangsrechnungen?

Ihre Vorsysteme, wie Fakturierprogramm oder Registrierkasse lesen wir aus und importieren die buchungsrelevanten Informationen per Schnittstelle. Statt eines Kassenbuchs in Papier können die die Online-Kasse in DATEV Unternehmen online nutzen. Ihre Bankumsätze lesen wir unmittelbar per Kontoauszugsmanager in die Buchhaltung ein. Auch für andere Bezahlsysteme wie PayPal o.ä. werden wir entsprechende automatisierte Lösungen einbinden.

Wir erhalten für die Buchhaltung tatsächlich kein einziges Stück Papier mehr von Ihnen!

Der Prozess

Graphik: Austausch von Daten zwischen Berater und Mandant
Schematische Übersicht der digitalen Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerkanzlei via DATEV-Cloud

Ihre Vorteile im Überblick

  • Kein ständiges Zusammenstellen, Ein- um Umsortieren von Belegen und Kontoauszügen in FiBu-Pendelordner.
  • Kein monatlicher Hin- und Rücktransport oder Versand des Pendelordners.
  • Scannen von Belegen und Rechnungen ist auf Personal delegierbar (im Gegensatz zu der sehr vertraulichen Tätigkeit des Zusammenstellens des Pendelordners)
  • Die Übermittlung ist jederzeit möglich (24/7)
  • Verbuchung der Vorfälle in täglichen, wöchentlichen, zweiwöchigen Turnus oder wie gehabt monatlich (je nach Bedarf)
  • Originalbelege verbleiben immer bei Ihnen
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV Unternehmen online mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg – eine doppelte Erfassung für die Anweisung von Zahlungen entfällt
  • Forderungen und Verbindlichkeiten sind hochaktuell für Zahlungslauf oder Mahnung
  • Entfall einer Neben- oder Schattenbuchhaltung für Zwecke des Mahnwesens
  • Laufend aktuelle Auswertungen (z.B. BWA, Controlling-Report, OPOS-Liste)
  • Mehrwert durch Nutzung des Rechenzentrums als Belegarchiv – Online-Zugriff auf Ihre Belege und Auswertungen
  • Optional erweiterbar um Angebots- und Rechnungsschreibung
  • Sehr detaillierte Rechtevergabe für die Einsicht in DATEV Unternehmen online, so dass auch Mitarbeiter Zugriff erhalten können – ohne vertrauliche Auswertungen und Unternehmenszahlen einsehen zu können.

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung um Ihren individuellen Funktionsumfang von DATEV Unternehmen online zu ermitteln, damit die Anwendung passgenau auf Sie und Ihre Mitarbeiter zugeschnitten werden kann.

 

Kontaktieren Sie uns gleich heute, um eine weiterführende Beratung zu erhalten.